Una de los medios de comunicación no verbal más utilizadas en las empresas de forma interna es el uso de memos. Este es un documento escrito que se encarga de recordar información breve y rápida de cualquier punto a tratar en la industria, por ello, si te preguntas cómo puedo hacer un memorándum, ingresa y conoce.
¿Qué es un memorándum?
El memorándum proviene del latín memorare que se traduce como algo que debe recordarse. No obstante, en la actualidad esta palabra puede tener diversos significados.
También puede reconocerse como un informe donde se expone un tema de mayor relevancia, donde se indican recomendaciones e instrucciones y puede ser enviado a un grupo en específico o a nivel general.
Si hablamos de una comunicación diplomática tiene como finalidad transmitir un mensaje de gran relevancia, como una orden, petición, un permiso o incluso una amonestación.
¿Cómo hacer un memorándum?
No existe un formato o una regla en específico para poder diseñar un memorándum, pero si es necesario tomar en cuenta el formato de la empresa en donde se redactará el memo.
Al momento de hacer un documento como memo debemos tener presente que no se tiene un texto de cierre. Solo se debe colocar la información de manera breve y se coloca la firma en conjunto con el sello. Su lenguaje debe ser formal comunicando respecto hacia al personal que va dirigido el memo y enfocase en el asunto a transmitir.
Si te preguntas cómo aser un memorando de una forma sencilla, pero sin olvidar las partes que lo caracterizan, las siguientes son esenciales:
- Fecha y departamento de emisión: El memo debe estar identificado y se debe colocar la información básica en caso que se necesite buscar el documento.
- Nombre del destinatario: Es importante colocar para quien va dirigido el oficio, este puede estar dirigido para el personal o también de directo a directo de diferentes departamentos. Si no se identifica a quien va dirigido el mensaje puede traer confusiones a futuro.
- Tema a tratar: Muchos memos indica de que tema va dirigido el oficio con subtitulo.
- Contenido: Será el cuerpo y el objetivo principal del oficio, por lo tanto, debe ser prevé y sencillo de entender.
- Firma o sello: Es la conclusión del oficio.
Estos elementos a la estructura del memo pueden cambiar según la empresa o ente público en donde se redacta el memo. Algunos llevan el membrete de la empresa y número de identificación en cada emisión.
Pasos para elaborar un memorandum eficaz
Si aún te encuentras con dudas sobre cómo elaborar un memorandum, aquí te presentamos una guía paso a paso para que el proceso sea claro y efectivo:
- Definir claramente el propósito del memorándum para asegurar que el mensaje sea pertinente y directo.
- Usar un lenguaje claro y conciso, evitando terminología compleja que pueda confundir al destinatario.
- Incluir todos los elementos esenciales de un memorándum, como se mencionó anteriormente.
- Revisar el texto para evitar errores gramaticales o de formato que disminuyan la profesionalidad del documento.
- Guardar una copia del memorándum enviado como registro y para futuras referencias.
Si aun tienes dudas en cómo escribir un memorandum, no te preocupes. A continuación, te presentamos Aprendizaje Virtual, donde explican de forma detallada qué es un memo, su función y su estructuración.
En aprendizaje virtual nos explican que un memo es una comunicación interna de forma escrita, la cual debe ser breve y concisa. Es importante que se redacte en tercera persona y entre sus partes, es conveniente tener una enumeración para identificarlo y una copia para su distribución con la finalidad de tener un respaldo del memo enviado.
¿Para qué se utiliza un memorándum?
El memorándum es un documento empresarial para la comunicación interna que tiene una empresa. Una empresa se comunica con sus empleados de forma rápida y sencilla mediante este, dando un anuncio sencillo para hacer recordar un evento o un tema de importancia para los empleados.
Es muy utilizado en empresas grandes donde se necesita enviar una informa o notificar algo forma inmediata. Por lo general se envía a muchas personas y en la actualidad las personas lo llaman memo siendo una forma más simplificada para referirse a este.
Puedo hacer un memorándum si soy gerente o jefe de equipo y se necesita hacer un cambio o dar una notificación rápida. Con este oficio tengo la seguridad de que mi equipo está enterado y no tendré ninguna sorpresa en el desarrollo del proyecto. También se puede redactar un memo cuando se quiere hacer una solicitud de un departamento a otro departamento.
¿Cuándo se hace un memo?
Puedo hacer un memorándum como medio de comunicación interna. Mediante a este puedo informar cualquier acontecimiento para todo el personal de la empresa o área en específico.
Para conocer cuando dar uno de un memo es importante valorar el grado de importancia que tiene la información. Si hablamos de un cambio de política en la empresa, un proyecto importante o una reunión de gran peso.
Si deseas conocer más acerca de los oficios, en específico, el memo, te invitamos a leer esta pequeña guía que te será de mucha ayuda.
