Un informe de gestión es un escrito final. Donde se exponen todas las actividades administrativas que lleva la dirección de una empresa, de forma detalla en un plazo de un año. Con este, se puede tener una visión a futuros de las nuevas actividades aplicar y de los avances que se han obtenido en la anterior gestión. Por ello, es importante que tu personal sepa los pasos para hacer un informe anual.
¿Qué compone el informe anual?
El informe anual está compuesto por ciertas partes lo cual lo caracterizan.
- Encabezado: Para dar inicio a la redacción de informe es necesario tomar en cuenta los datos básicos para colocar portador o más conocido como encabezado. Entre ellos tenemos: la tipología del documento, periodo a que va dirigido el informe, nombre de la empresa o dirección y a quien va dirigido.
- Introducción: En este apartado se expone los motivos o el objetivo principal de porque se redactó el informe anual. También es necesario colocar por quien o quienes fue elaborado y las herramientas para su elaboración.
- Contenido del Informe: Mejor conocido como el cuerpo del informe su extensión o complejidad dependerá del desarrollo de gestión y la forma en cómo se desea dar la información. Esta puede ser mediante gráficos de la empresa, periodos y actividades. Cada empresa presenta su informe anual de manera autónoma ya que cada una es distinta. Pero en términos generales uno de los puntos a resaltas son los antecedentes, referencias bibliográficas, metodología, complejidades encontradas y otros datos importantes.
- Conclusión y Recomendaciones: Es una exposición de informe En esta parte, se describe los cierres del periodo y el porqué de este resultado, las alternativas de solución y si es posible, los avances a futuro. Siempre y cuando se hayan logrado los objetivos planteado en el periodo transcurrido.
Estas son algunas de las partes que componen un informe de gestión. Sin embargo, como se ha mencionado anteriormente, cada empresa tiene su propia plantilla de desarrollo, para cada entrega final. Una vez conocida cada elemento y tenido la información, se pueden dar los pasos para hacer un informe anual con mayor facilidad.
Si aún tienes dudas, tranquilo. Te presentamos a Jenny Milena Aparicio, ella explica de forma muy detalle que es un informe de gestión y los aspectos más relevantes que lo conforman.
Jenny explica que el informe es un documento escrito objetivo y claro de la gestión de un periodo en específico, en él se exponen los puntos más relevantes y así concretar las acciones futuras. Es realizado por persona que dirige o gestiona sobre el que se hace el informe ya sea un patrimonio o departamento.
¿Cuáles son los pasos a seguir para hacer un informe?
No existe una cantidad de páginas en específico para cada parte que compone un informe anual. Cada uno de ellos conforma el informe y exponen su propia información por separado. Dependiendo de su redacción, será la extensión de dicho trabajo. Sin embargo, se recomienda que sea breve y explícito.
Por ello, los pasos para hacer un informe anual son:
- Seleccionar y constituir la información de mayor importancia. Debes organizar tus ideas y tomar tu tiempo para seleccionar cuales son los datos, los gráficos y los cambios más llamativos en el periodo presente.
- Desarrollar los objetivos, todo informe parte de cómo se llegó a la meta general y así podrás construir tu informe de manera cronología y plasmas una mejor introducción.
- Estructura el informe, además de agregar cada parte que compone el informe la redacción del contenido que debe ser breve y clara. Esta idea parte tanto en la descripción de los objetivos, gráficos, desarrollos de las actividades y más…
- Conclusión, es uno de los pasos para hacer un informe anual con mayor relevancia. Dado que, no está permitido de hacer un resumen de lo que se explicó en el contenido, es necesario realizar una interpretación de porqué estos resultados y dar balance si con estos resultados se dio los objetivos planteados.
- A partir de esta interpretación se dan las recomendaciones, en qué punto se tuvo más perdidas y como se puede mejorar.
- Finalmente se escriben las referencias bibliográficas, en esta parte se colocan las fuentes consultadas en donde extremos la información para hacer el informe. Por ningún motivo debemos olvidar el nombre de los autores, título de la obra y año de publicación.
Estos son los pasos para hacer un informe anual con calidad. Debemos tener presentes que no existe una plantilla de informe como se mencionó anteriormente, pero en los informes de gestión el orden es la clave, no olvides colocar un índice donde de forma enumeradas se colocara cada parte que compone tu informe.
¿Cómo hacer un informe de gestión?
Existen diversas alternativas en cómo hacer un informe de gestión anual. Lo importe es que al momento de la redacción ser lo más breve y sencillo posible, con la finalidad que al momento de explicar el proceso de la empresa en un año sea mucho más sencillo de comprender.
A continuación, te dejamos una guía para que aprendas a realizarlo fácilmente.
Tanto como los resultados, conclusiones y recomendaciones deben exponer de forma breve y agregar gráficos para facilitar el entendimiento del oyente o lector.
El lenguaje de la redacción debe ser formar y siempre tener un orden de ideas tanto en la escritura como en la estructura del informe.
Preparación de informes anuales
La preparación de informes anuales es un proceso meticuloso que comienza con la recopilación de datos financieros, de rendimiento y administrativos correspondientes al año fiscal. Es crucial que esta información sea exacta y esté actualizada para garantizar la transparencia y la responsabilidad ante los accionistas y las partes interesadas.
Es esencial establecer un calendario de trabajo que detalle las fases de preparación del informe anual. Esto incluye la asignación de tareas específicas a los miembros del equipo, la revisión exhaustiva de los informes previos y la definición de plazos para la redacción, diseño y publicación del documento final.
La estructura del informe anual debe ser coherente y lógica, permitiendo una fácil navegación a través de los diferentes apartados. La inclusión de un índice y resúmenes ejecutivos ayuda a los lectores a comprender rápidamente los puntos más destacados y facilita el acceso a la información más relevante del documento.
El uso de gráficos, tablas y otras herramientas visuales enriquece el informe anual, facilitando la comprensión de los datos complejos. Es crucial que estos elementos visuales estén bien diseñados y que complementen efectivamente el texto, ayudando a transmitir el mensaje de una manera más impactante.
Finalmente, antes de su divulgación, el informe anual debe pasar por una revisión legal y de cumplimiento para asegurar que toda la información presentada cumple con los estándares y regulaciones aplicables. Este paso es fundamental para evitar errores que puedan tener consecuencias legales o dañar la reputación de la organización.
Cuáles son los pasos de un informe
El primer paso para elaborar un informe anual es la recopilación de datos. Este proceso incluye la reunión de toda la información financiera, operativa y de gestión relevante del año. Es fundamental asegurarse de que los datos sean precisos y estén actualizados para reflejar el desempeño real de la organización.
Una vez reunida la información, se procede a la estructuración del contenido. Es importante definir una secuencia lógica que facilite la comprensión del lector. Esto generalmente implica dividir el informe en secciones como un resumen ejecutivo, análisis financiero, logros operativos, y perspectivas futuras.
La redacción del informe debe ser clara y concisa, enfocándose en transmitir los resultados y hallazgos más importantes. Es crucial que se utilice un lenguaje que sea accesible para todos los stakeholders, destacando los puntos clave y evitando el uso excesivo de jerga técnica o financiera.
Antes de su publicación, el informe debe pasar por una revisión exhaustiva. Este paso incluye la verificación de hechos, la corrección de errores gramaticales o de tipografía y la confirmación de que toda la información presentada se adhiere a las normativas y estándares aplicables.
Finalmente, la presentación del informe anual es tan importante como su contenido. Se deben considerar aspectos de diseño gráfico que faciliten la lectura y comprensión, como el uso de gráficos y tablas. La calidad visual del informe puede influir significativamente en la percepción de los lectores sobre la profesionalidad y credibilidad de la organización.